Fra papirbunke til søkbar informasjon: 3 trygge steg med PixEdit Office

En typisk dag på kontoret kan bestå av hundrevis av sider som må skannes og behandles. I tillegg må man tenke på sensitive opplysninger som må sladdes før dokumentene skal deles videre. 

Hvis dette gjøres manuelt kan det ta flere timer å fullføre, oog jo flere sider og jo flere hender som er involvert, jo større er sjansen for at en adresse eller et fødselsnummer blir oversett. 

PixEdit Office lar deg skanne, hente ut data og finne sensitiv informasjon automatisk som frigjør tid og reduserer risikoen for menneskelige feil sammenlignet med manuelle rutiner. Vi viser deg tre steg i prosessen, og hvordan PixEdit Office kan gjøre hvert steg tryggere og raskere.

1. Bunkeskanning - Slipp å gå gjennom et ark om gangen

Bunkeskanning lar deg skanne inn hele bunker med dokumenter samtidig og dele dem automatisk opp i separate, riktig navngitte filer.

Hvis du ofte får store bunker med dokumenter som må skannes inn, vet du hvor tidkrevende det kan være å sortere og navngi alt for hånd etterpå.

Med bunkeskanning legger du hele bunken i skanneren på én gang. PixEdit identifiserer automatisk hvert enkelt dokument og deler bunken inn i separate, riktig navngitte filer. Hvert enkelt dokument identifiseres med strekkoder, QR-koder eller enkle separasjonsark.

Dette er tilleggsmodul som er tilgjengelig med PixEdit Office Professional.

2. Datauttrekk: Hent ut data automatisk

Datauttrekk i PixEdit Office Professional henter automatisk ut definert informasjon fra dokumenter og eksporterer den til XML eller CSV, uten manuell registrering.

Etter at dokumentene har blitt skannet inn digitalt, skal informasjonen som regel registreres et sted for videre behandling.

Manuell registrering for hvert enkelt dokument, skaper unødvendige flaskehalser og kvaliteten avhenger av enkeltpersoner.

Med datauttrekk definerer du på forhånd hvilken informasjon som skal hentes ut. Dette gjelder for både strukturerte skjemaer og ustrukturerte dokumenter. Resultatet eksporteres til XML eller CSV, klart til å brukes i Excel eller andre fagsystemer.

Dette er tilleggsmodul som er tilgjengelig med PixEdit Office Professional.

3. Avansert KI: Finn sensitiv informasjon automatisk

Avansert KI  lar deg søke etter sensitiv informasjon med egne, kontekstbaserte instrukser i stedet for faste søkeord, og markerer treffene direkte i teksten for sladding.

Når dokumentene er digitalisert og registrert, gjenstår ofte den mest kritiske jobben: å finne all informasjon som må sladdes før noe deles videre. Dette kan være en tidkrevende oppgave hvor feil fort oppstår. Dersom opplysninger som navn eller fødselsnummer blir oversett, kan det få store konsekvenser.

Med Avansert KI skriver du selv instrukser, og resultatene markeres direkte i teksten, klare til å sladdes. Ettersom søket er kontekstbasert fremfor rent regelstyrt, gir det ofte høyere treffsikkerhet enn faste søkeord alene.

Dette er funksjonalitet som følger med i PixEdit Office Standard og PixEdit Office Professional.

Få bedre kontroll med større volum

Virksomheter som håndterer mange innsynskrav har ofte standardisert arbeidsflyten sin. Dette betyr færre manuelle overganger mellom verktøy, og at den faglige vurderingen ikke drukner i letearbeid.

PixEdit Office er utviklet for nettopp dette. Sladding, OCR, etterkontroll og dokumenthåndtering skjer i ett og samme verktøy, og KI-assistert søk gjør identifiseringen av sensitiv informasjon vesentlig raskere.

Resultatet er ikke bare spart tid. Det er også økt trygghet for at ingenting er oversett.

Det disse tre stegene har til felles, er at de flytter kontrollen fra én person som må huske alt, til et system som fanger opp det som ellers lett blir oversett.

Kort oppsummert:
Bunkeskanning – mindre manuell sortering av store dokumentmengder
Datauttrekk – automatisk registrering fremfor manuell inntasting
Avansert KI – tryggere og mer treffsikker sladding

Hva om jeg ikke bruker PixEdit Office?

Hvis du bruker et av PixEdit sine eldre produkter, som PixView er det mulig at det dekker enklere behov i prosessen. Men etter hvert som dokumentene blir lengre og øker i volum, er det verdt å spørre seg: får du fortsatt fullt utbytte av verktøyet du bruker i dag?

PixEdit Office dekker det samme grunnleggende behovet som eldre PixEdit-løsninger, men med mer støtte tidligere i prosessen.

Hvis du ikke bruker PixEdit i dag, er dette et like naturlig sted å starte. Det finnes ikke et utgangspunkt som passer alle. Vi anbefaler derfor en gjennomgang for å se på ditt nåværende oppsett sammen og finner ut hva som gir deg mest verdi.