Skip to the content

Separation och indexering

Genom att skanna många dokument buntvis, får man vanligtvis en stor fil tillbaka från skannern. Man behöver därför ett sätt att automatiskt identifiera varje enstaka dokument och dela upp bunten i separata filere.

Streckoder och QR koder

Att sätta en streckkod på varje dokument i bunten är ett mycket effektivt sätt både för separation och identifikation.

I sin enklaste form, innehåller streckoden bara ett filnamn som ska användas när du sparar dokumentet. Dokumenthanteringssystemet kan då enkelt plocka upp de unikt namngivna dokumenten efter att buntskanning och bearbetning utförts.

Streckkoder kan också innehålla mer information än bara ett namn. Det kan till exempel också innehålla katalognamn, som är användbart om man behöver lagra dokumenten i olika kataloger automatiskt.

För mer avancerade dokumentflöden, där omfattande metadatakoder krävs för varje dokument, används  matrisstreckkoder. Dessa kan innehålla mycket mera information, tar upp mindre plats och är säkrare än traditionella linjära streckkoder.

  • Linjära streckkoder (1D): Kod 39, Kod 128
  • Matrisstreckkoder (2D): QR-kod
  • Streckkoder på separata ark eller små klistermärken/etiketter
  • Separationsark med streckkoder kan skrivas ut från PixEdit programvara
  • Individuella streckkoder med metadata för varje dokument
  • Autonumrering av dokument med hjälp av samma streckkod

Andra metoder för separering

Om det enda du behöver är ett snabbt och enkelt sätt att dela upp dokument i en skannad bunt, kan du använda det generella separationsarket som levereras med PixEdit. För att kunna identifiera varje dokument efter skanning, anger du ett gemensamt filnamn för alla dokument och låter PixEdit automatiskt lägga till ett stigande löpnummer.

Ett annat snabbt sätt att dela upp och namnge dokument i en bunt, är att använda en gul överstrykningspenna för att markera text på första sidan av varje dokument. Den markerade texten används då som filnamn och kan användas för att indexera filen i databasen (Endast i PixEdit Desktop)

Om dokumenten som läggs i bunten alltid har samma antal sidor, kan man ange ett fast sidintervall för att skilja dem åt. Då anger man ett standard filnamn och autonumrering för att identifiera varje dokument.

Programvara för separering och indexering

Så här beställer du licenser

Kort leveranstid och enkel installation gör att man snabbt kommer igång med arbetsuppgifterna