Vilken PDF/A version?

Ska man välja 1B, 1A, 2B eller kanske 2U?

Det är vedertaget att PDF/A är den ISO-standard som ska användas för elektroniska dokument som ska långtidslagras och säkerställas för framtida läsbarhet. All andra filformat – inklusive andra PDF-varianter - måste därför konverteras till PDF/A före arkivering.
En sak man ofta glömmer är dock att det finns olika versioner av PDF/A – och att det har stor betydelse för arkivmaterialet vilken variant man väljer!
För att bevara nödvändig information från det ursprungliga dokument, är det essentiellt att ha ett medvetet förhållande till version, ordningsföljd och inställningar för konverteringen. Vi ska här se på vad man kan för att bevara kvalitet och innehåll i dokumenten som arkiveras.

Vanliga utmaningar vid konvertering till PDF/A

Digital signatur som försvinner

En viktig egenskap med digitala signaturer är att den inte ska kunna tas bort eller ändras. Därför kommer den digitala signaturen att tas bort om man försöker att konvertera originaldokumentet.

⇒ Lösningen är att först konvertera till PDF/A, och sedan signera digitalt.

Kvalitén blir dålig och/eller filen blir stor

I de fall originaldokumentet har innehåll som inte stöds av den PDF/A-version det konverteras till, så kommer innehållet att göras om till en (rastrerad) bild som tar större plats. Innehåll som ofta skapar utmaningar:

• Genomskinlighet (transparens) i bilder. Om inte PDF/A-versionen har stöd för detta, så blir innehållet omgjort till en (rastrerad) bild som tar stor plats.
• Fonter i originaldokumentet: Det finns tusentals av olike sorters teckensnitt. Om det används en font som inte är inbyggd (embedded) i filen, är det inte möjligt att behålla den digitala texten vid konvertering. Texten görs därmed om till en (rastrerad) bild som tar stor plats och sämre kvalitet.

⇒ Lösningen är att använda standard fonter och PDF/A-version som stöder nödvändigt innehåll (se översikt nedan)

Skärmläsning fungerar inte

Vid behov av logisk struktur i PDF/A-dokument, till exempel när en skärmläsare ska användas för tolkning av innehåll, måste det väljas en PDF/A-version som har stöd för detta.

⇒ Lösningen är att välja en PDF/A version som har stöd för logisk uppbyggnad av innehåll (se översikt nedan).

Vad stöds i olika versioner av PDF/A?

Som sagts så har det stor betydelse att välja rätt version av PDF/A för att bevara innehållet korrekt.

De olika versionerna har olika grader av uppbyggnad med hänsyn till vilken information de tar till vara när det kommer till utseende, logisk uppbyggnad och karaktärkoder.

Eventuella compact-varianter bör bara användas vid speciella filer och speciella behov med hänsyn till filstorlek.

Summering: Så här löser du utmaningarna runt PDF/A konvertering

• Först konvertera till PDF/A, sen signera digitalt
• Använd högsta möjliga PDF/A version tillåts och som har stöd för nödvändigt innehåll och logisk uppbyggnad
• Använd standardiserade teckensnitt

⇒ Använd ovanstående råd när ni utformar mallar som ska användas i verksamheten!