Innkommende post er ofte startpunktet for saksbehandling, og har derfor stor betydning for resten av prosessen. Gjør man noe feil kan det bety brudd på arkivloven, klager, tilsyn og i verste fall rettslige konsekvenser.
Likevel er det mange virksomheter som fortsatt er avhengig av tungvinte og manuelle rutiner for å håndtere post. Når dokumentvolumet øker, skaper dette lett flaskehalser og økt risiko for feil. Vi går konkret gjennom hva som kjennetegner god behandling av innkommende post og hvordan du bygger en trygg og effektiv prosess.
Innkommende post er dokumenter som en virksomhet mottar utenfra. Det kan være brev, e-post med vedlegg, skjemaer, fakturaer eller søknader.
I offentlig sektor er det særlig de dokumentene som inngår i saksbehandling som er viktige. Disse skal vurderes for journalføring og arkivering, slik at de er tilgjengelige og håndtert i tråd med arkivlova og offentleglova.
For mange oppleves innkommende post som en rutineoppgave. Men nettopp fordi det skjer så ofte, øker risikoen for systemsvikt. Konsekvensene kan være store når noe går galt.
Eksempler:
En sak kan ikke gjenfinnes fordi dokumentet ikke ble journalført korrekt
En klage behandles for sent fordi posten ikke ble oppdaget i tide
Personopplysninger havner feil på grunn av manglende kvalitetssikring
Revisjoner eller innsyn avdekker mangler i arkivet
Basert på erfaringer fra offentlige virksomheter, ser vi at feil ofte oppstår i tre spesifikke situasjoner:
1. Store dokumentvolumer
Når virksomheter mottar mange henvendelser per uke, holder det ikke med manuell sortering. Dette fører ofte til feilprioriteringer og dokumenter som blir oversett.
2. Feil i sak- og arkivsystemet
Feil kobling til sak, manglende metadata eller feil tilgangsmerking svekker sporbarheten i saksbehandlingen.
3. Dokumenter som ikke er søkbare
Når papirpost skannes uten OCR (optisk tegngjenkjenning), kan ikke innholdet indekseres. Dokumentet eksisterer i arkivet, men ingen kan finne det via søk.
Effektiv postbehandling handler ikke om å gjøre alt på en gang. Det handler om å få kontroll på de leddene der det oftest oppstår feil. Her er fire eksempler som kan gjøre en forskjell:
Papirpost må skannes og OCR-behandles umiddelbart, slik at tekstinnholdet er søkbart fra dag én.
Slik hjelper PixEdit: PixEdit konverterer skannede dokumenter og bilder til søkbar tekst ved hjelp av OCR.
Manuell sortering er tidkrevende og gir økt risiko ved store mengder.
Slik hjelper PixEdit: PixEdit kan automatisk skille filer fra hverandre basert på forhåndsdefinerte kriterier eller fysiske skilleark. Løsningen fungerer også med standard multifunksjonsprintere.
Innkommende post kommer sjelden i ett format. Derfor er det lurt å ha ett felles system som fanger opp alt likt.
Slik hjelper PixEdit: PixEdit lar deg samle PDF-er, bildefiler og e-postvedlegg i én visning.
Dårlig skannekvalitet (skjeve sider, svak kontrast eller støy) kan påvirke søkbarhet og videre behandling.
Slik hjelper PixEdit: PixEdit etterbehandler skannede dokumenter automatisk for økt kvalitet med oppretting av skjevheter, forbedret kontrast og fjerning av støy
PixEdit Office er utviklet for å gjøre behandling av innkommende post både mer effektivt og tryggere.