Å svare på et innsynskrav innebærer tre steg. Du må først finne dokumentet det gjelder og deretter vurdere om det omfattes av offentlighetsloven. Dersom dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger eller sensitiv informasjon, må disse opplysningene sladdes før dokumentet kan gis ut. Resten av dokumentet kan normalt deles som delvis innsyn.
Et innsynskrav er en forespørsel om tilgang til dokumenter hos en offentlig virksomhet. Offentlighetsloven sier at dokumenter skal være åpne for innsyn, men det finnes unntak for blant annet personopplysninger og forretningshemmeligheter. Derfor er det nødvendig å vurdere om dokumentet inneholder sensitiv informasjon.
Når du skal vurdere om dokumentet ditt kan offentliggjøres, må du vurdere hvilket av de tre alternativene dokumentet ditt faller under:
1 - Kan innvilges: Inneholder ingen opplysninger som krever unntak.
2 - Kan delvis innvilges: Inneholder opplysninger som er unntatt offentligheten, men resten kan gis ut dersom det har selvstendig informasjonsverdi.
3 - Er unntatt offentligheten: Hele dokumentet kan unntas offentligheten hvis lovhjemmelen tillater det, eller dersom unntatte deler utgjør mesteparten av dokumentet.
Vurder derfor om dokumentet ditt inneholder sensitiv informasjon. Dersom du må sladde deler av dokumentet før deling, anbefales et sikkert verktøy som fjerner sensitiv informasjon permanent, noe PixEdit Office er utviklet for å håndtere.
Når dokumenter sladdes ved innsyn, må de unntatte opplysningene være fullstendig skjult og umulig å gjenopprettes. Det må samtidig være tydelig hvilket deler som er sladdet, og resten av dokumentet må som resten av dokumentet fortsatt er tilgjengelig. Det kan heller ikke redigeres slik at det fremstår som fullstendig.
Først må man vurdere hvilke taushetsbelagte opplysninger som ikke kan offentliggjøres.
Dette kan være følgende:
Sensitive personopplysninger - som helseopplysninger, seksuell legning eller religiøs/politisk tilhørlighet
Identifikasjonsopplysninger - som personnummer, kontoopplysninger eller passnummer
Kontakt- og adresseinformasjon - som adresse, telefonnummer eller e-postadresse
Andre private forhold
Med PixEdit Office, kan du bruke KI-spørringer til å finne fram spesifikk informasjon, hvis du for eksempel bare vil hente ut adresser.
2. Sladd dokumentet sikkert i PixEdit
I PixEdit kan saksbehandler markere teksten eller området som skal sladdes og bruke programmets sladdingsfunksjon. Programmet fjerner da informasjonen permanent i stedet for å bare dekke den visuelt.
Etter sladding lagres dokumentet på nytt, vanligvis som PDF. Det er viktig å kontrollere at teksten i de sladdede områdene ikke kan kopieres eller gjenopprettes før dokumentet sendes.
Ved delvis innsyn har den som ber om innsyn krav på kopi i samme format som organet selv har, for eksempel som søkbar PDF. PixEdit Office gjør skannede dokumenter søkbare med OCR, slik at dette kan enkelt oppfylles.
Når offentlig versjon er opprettet og dokumenter er kontrollert, er du klar til å svare opp i innsynskrav. Svaret bør opplyse følgende:
Det er gitt delvis innsyn
Den nøyaktige lovhjemmelen
Informasjon om klageadgang og klagefrist
Hvilke unntak som hjelder
PixEdit tilbyr sikker digital sladding som fjerner sensitiv informasjon permanent. Løsningen er utviklet for virksomheter med strenge krav til innsyn, personvern og informasjonssikkerhet. Les mer om hvordan automatisk sladding holder deg trygg i henhold til innsyn eller lignende situasjoner.