Separasjon og indeksering

Ved å skanne mange dokumenter i en bunke, får man vanligvis en enkelt stor fil tilbake fra skanneren. Du trenger derfor en måte for å automatisk identifisere hvert enkelt dokument og dele bunken i separate filer.

Lineær (1D) strekkode

Lineær (1D) strekkode

Matrise (2D) strekkode

Matrise (2D) strekkode

Strekkoder

Påføring av en strekkode på hvert dokument i bunken er en meget effektiv metode for både separasjon og identifikasjon.

Filnavn

I sin enkleste form, inneholder stekkoden bare et filnavn som skal brukes når du lagrer dokumentet. Dokumenthåndteringssystemet kan da enkelt plukke opp de unikt navngitte dokumentene etter at bunkeskanning og behandling er utført.

Strekkoder kan også inneholde mer informasjon enn bare et navn. Det kan for eksempel også inneholde mappenavn, som er nyttig hvis du ønsker å automatisk lagre dokumentene i forskjellige kategorier.

Metadata

For mer avansert dokumentflyt, hvor omfattende metadatakoder er nødvendig for hvert dokument, benyttes matrise strekkoder. Disse kan inneholde mye mer informasjon, de tar opp mindre plass og de er sikrere en tradisjonelle lineære strekkoder.

Strekkode støtte i PixEdit®

  • Lineær (1D) strekkoder: Kode 39, Kode 128
  • Matrise (2D) strekkoder: QR-koder
  • Strekkoder på separate ark eller små klistremerker
  • Separasjonsark med strekkoder kan skrives ut fra PixEdit®
  • Individuelle strekkoder med metadata for hvert dokument
  • Autonummerering av dokumenter ved hjelp av samme strekkode

Andre separasjonsmetoder

Enkle separasjonsark

Hvis du bare trenger en enkel og rask måte å skille dokumentene i en bunke, kan du bruke det generelle separasjonsarket som leveres med PixEdit®. For å være i stand til å identifisere hvert dokument etter skanning, angir du et felles filnavn for alle dokumentene og fortløpende nummer vil automatisk bli lagt til filnavnet under den automatiske separasjonsprosessen.

Merkepenn, gul markør

En annen rask måte å separere og navngi dokumenter i en bunke på, er å bruke en gul tusj for å markere noe tekst på den første siden av hvert dokument. Den markerte teksten vil bli brukt som filnavn og kan brukes til å indeksere filen i databasen.

Sideintervaller

Dersom dokumentene i en bunke alltid har det samme antall sider, kan du sette et fast sideintervall for å skille dem. Et standard filnavn og autonummerering er brukt for å identifisere hvert dokument.

Inspeksjon og verifisering

Noen ganger er det ønskelig med manuell kvalitetssikring av bunkeskannede dokumenter før de går inn i databasen. Hvis det er en streng standard for dokumenter i arkivet eller materialet som skannes er av dårlig kvalitet, kan det være utfordrende å sette opp en helautomatisk prosess. Noen punkter som kan være nødvendig å kontrollere er:

  • Manglende eller feilplasserte sider
  • Feil separasjon på grunn av feil i strekkoder
  • Siderekkefølge
  • Lesbarhet

Ved å integrere med PixEdit® API, er det mulig å inkludere et trinn med manuell inspeksjon og redigering i arbeidsflyten.De skannede dokumentene vises da automatisk i PixEdit, slik at man kan bla gjennom og rette opp eventuelle feil før dokumentene blir lagret og indeksert. Eventuelt at bunken skannes på nytt dersom feilene er alvorlige.

Mer om PixEdit Desktop