Konvertering av dokumenter

Fordelen med å bruke et standard filformat

Å konvertere dokumenter til et standard filformat før de sendes til dokumenthåndteringssystemet vil gjøre det enklere for hele organisasjonen å bruke dem. Brukere vil kunne se, kommentere og gjenbruke dokumentene uavhengig av hvilken enhet eller hvilket Office program som er benyttet.

Konvertere papir til elektroniske dokumenter

Papirdokumenter konverteres til elektronisk form ved hjelp av en dokumentskanner eller multifunksjonsskriver (digital kopimaskin). Å velge rett filformat for lagring er viktig. Dokumentene skal være lesbare på en hvilken som helst enhet i fremtiden. Det vanligste formatet i dag er Portable Document Format, PDF, som kan lagre både skannet og digitalfødt materiale.  PDF/A er en spesialisert versjon for arkivering og en ISO-standard for langsiktig bevaring av dokumenter.

Konvertering av digitale dokumenter fra et format til et annet

Tidligere innskannede dokumenter kan ofte være lagret i et annet format enn det du ønsker i din nåværende database. Eldre dokumentdatabaser benytter ofte formater som TIFF, CALS, Edmics eller JPEG, mens nyere databaser som oftest benytter PDF. Med riktig programvare kan du konvertere disse filene til ditt standard filformat uten at du må skanne på nytt.

Digitalfødte dokumenter, som for eksempel Office dokumenter, kan også konverteres til et standard filformat. Dette vil gjøre ditt dokumentarkiv uavhengig av plattform og applikasjon. Alle brukerne kan se dokumentene på sine enheter med standard programvare.

Søkbar tekst

Både når det gjelder konvertering av papir og konvertering av elektroniske dokumenter til et standard filformat, er det viktig å gjøre dem søkbare. Dette gjør at dokumenthåndteringssystemet kan indeksere innholdet og gjøre dokumentene enklere å finne. For å gjøre skannede dokumenter søkbare, bruker programvaren OCR - Optisk tegngjenkjenning.

Mer

PDF Arkiv

PDF/A er ISO-standarden for dokumentarkiv. Innskanning av dokumenter for arkivering må resultere i filer som kan leses av fremtidig programvare.