Skip to the content

Separering og indeksering

Ved å skanne mange dokumenter i en bunke, får man vanligvis en enkelt stor fil tilbake fra skanneren. Du trenger derfor en måte for å automatisk identifisere hvert enkelt dokument og dele bunken i separate filer.

Strekkoder og QR koder

Påføring av en strekkode på hvert dokument i bunken er en meget effektiv metode for både separasjon og identifikasjon.

I sin enkleste form, inneholder strekkoden bare et filnavn som skal brukes når du lagrer dokumentet. Dokumenthåndteringssystemet kan da enkelt plukke opp de unikt navngitte dokumentene etter at bunkeskanning og behandling er utført.

Strekkoder kan også inneholde mer informasjon enn bare et navn. Det kan for eksempel også inneholde mappenavn, som er nyttig hvis du ønsker å automatisk lagre dokumentene i forskjellige kategorier.

For mer avansert dokumentflyt, hvor omfattende metadatakoder er nødvendig for hvert dokument, benyttes matrisestrekkoder. Disse kan inneholde mye mer informasjon, de tar opp mindre plass og de er sikrere en tradisjonelle lineære strekkoder.

  • Lineærstrekkoder (1D): Kode 39, Kode 128
  • Matrisestrekkoder (2D): QR-koder
  • Strekkoder på separate ark eller små klistremerker
  • Separasjonsark med strekkoder kan skrives ut fra PixEdit programvare
  • Individuelle strekkoder med metadata for hvert dokument
  • Autonummerering av dokumenter ved hjelp av samme strekkode

Andre metoder for separering

Hvis du bare trenger en enkel og rask måte å skille dokumentene i en bunke, kan du bruke det generelle separasjonsarket som leveres med PixEdit. For å være i stand til å identifisere hvert dokument etter skanning, angir du et felles filnavn for alle dokumentene og fortløpende nummer vil automatisk bli lagt til filnavnet under den automatiske separasjonsprosessen.

En annen rask måte å separere og navngi dokumenter i en bunke på, er å bruke en gul tusj for å markere noe tekst på den første siden av hvert dokument. Den markerte teksten vil bli brukt som filnavn og kan brukes til å indeksere filen i databasen (Kun i PixEdit Desktop)

Dersom dokumentene i en bunke alltid har det samme antall sider, kan du sette et fast sideintervall for å skille dem. Et standard filnavn og autonummerering er brukt for å identifisere hvert dokument.

Programvare for separering og indeksering

Slik bestiller du lisenser

Kort leveringstid og enkel installasjon får deg raskt i gang med å løse oppgavene