Skip to the content

Hvilken PDF/A versjon?

Skal du velge 1B, 1A, 2B eller kanskje 2U?

Det er godt kjent at PDF/A er ISO-standarden som skal benyttes for elektroniske dokumenter som skal langtidslagres og sikres fremtidig lesbarhet. Alle andre filformat – inkludert andre PDF-varianter - må derfor konverteres til PDF/A før arkivering.

Er du imidlertid klar over at det finnes ulike versjoner av PDF/A – og at det har stor betydning for arkivmaterialet hvilken variant du velger?

For å bevare nødvendig informasjonen fra det originale dokument, er det essensielt å ha et bevisst forhold til versjon, rekkefølge og oppsett for konverteringen. Vi skal her se på hva du kan gjøre for å bevare kvalitet og innhold i dokumentene som arkiveres.

Vanlige utfordringer ved konvertering til PDF/A

Digital signatur som forsvinner

En viktig hensikt med digital signatur er at denne ikke skal kunne fjernes eller endres. Derfor vil den digitale signaturen fjernes om man forsøker å konvertere originaldokumentet.

⇒ Løsningen er å først konvertere til PDF/A, så signere digitalt.

Kvaliteten blir dårlig og/eller filen blir stor

Dersom originaldokumentet har innhold som ikke støttes av PDF/A-versjonen det konverteres til, vil innholdet bli gjort om til et (rasterisert) bilde som tar større plass. Innhold som ofte gir utfordring:

  • Gjennomsiktighet (transparency) i bilder. Dersom PDF/A-versjonen ikke støtter dette, vil innholdet bli gjort om til et (rasterisert) bilde som tar større plass.
  • Fonter i originaldokumentet: Det finnes tusenvis av ulike typer fonter. Dersom det er benyttet en font som ikke er innebygd (embedded) i filen, er det ikke mulig å beholde den digitale teksten når dokumentet konverteres. Teksten gjøres dermed om til et (rasterisert) bilde som tar større plass og får dårligere kvalitet.

⇒ Løsningen er å bruke standard fonter og PDF/A-versjon som støtter nødvendig innhold (se oversikt nedenfor)

Skjermlesing fungerer ikke

Ved behov for logisk struktur i PDF/A-dokumentet, for eksempel når en skjermleser skal benyttes til tolkning av innhold, må det velges en PDF/A-versjon som støtter dette.

⇒ Løsningen er å velge PDF/A versjon som støtter logisk oppbygging av innhold (se oversikt nedenfor).

Hva støttes i ulike versjoner av PDF/A?

Som nevnt har det stor betydning å velge rett versjon av PDF/A for å bevare innholdet riktig.

De ulike versjonene har ulik grad av oppbygging med hensyn til hvilken informasjon de ivaretar når det kommer til utseende, logisk oppbygging og karakterkoder.

 

Nivå Støtte for Kommentar
PDF/A-1B Utseende Sikrer kun at fremtidig fil ser ut som original gjør i dag
PDF/A-1A

Utseende

Logisk oppbygging

Logisk struktur fra originaldokumentet ivaretas
PDF/A-2B

Utseende, inkludert gjennomsiktighet

Gjennomsiktighet i bilder bevares
PDF/A-2U

Utseende, inkludert gjennomsiktighet

Karakterkode/Unicode

Hver karakterkode har en bestemt betydning

Eventuelle compact-varianter bør bare benyttes ved spesielle filer og spesielle behov med hensyn til filstørrelse.

 

Oppsummering: Slik løser du utfordringene rundt PDF/A konvertering

  • Først konvertere til PDF/A, så signere digitalt
  • Benytte høyeste mulig PDF/A versjon som avlevering tillater og som støtter nødvendig innhold og logisk oppbygging
  • Bruk standard fonter

⇒ Bruk rådene ovenfor når dere utformer Maler (Templates) som skal benyttes i virksomheten!

Om forfatteren

Senior Software Developer

Innholdet er produsert for PixEdit. ©Sikri AS.

Slik bestiller du lisenser

Kort leveringstid og enkel installasjon får deg raskt i gang med å løse oppgavene